NordiCares privatlivspolitik

Din personlige integritet

Vi værner om vores kunders integritet og håndterer deres persondata på en tryg måde og i overensstemmelse med den gældende lovgivning. Denne politik beskriver på transparent vis den håndtering af persondata, som sker inden for rammerne af NordiCares virksomhed.

NordiCare behandler kun persondata til særligt angivne formål. Disse beskrives nedenfor. Behandling af persondata sker først og fremmest i vores kundehåndteringssystem samt i vores økonomi- og bogføringssystem. Den indsamlede information er nødvendig for, at vi kan behandle og ekspedere køb, bytte og reklamationer, til vores bogføring samt for at give vores kunder en god og pålidelig service. Vi indsamler oplysninger fra nye interessenter og potentielle kunder, som efterspørger mere information om vores produkter eller vores virksomhed. Vi udsender e-mails og nyhedsbreve til de firmakunder, som har valgt at abonnere på nyheder fra os.

NordiCare er dataansvarlig for al behandling af de persondata, vi indsamler for at kunne drive vores virksomhed.

Persondata

Persondata omfatter de data, som kan knyttes til en fysisk person. De persondata, som NordiCare indsamler og behandler, udgøres primært af navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, ordrenummer og kundenummer. Det er oplysninger, som er nødvendige for at kunne opfylde aftaler og gennemføre leveringer. NordiCare indsamler også information om vores firmakunders produkt- og sortimentsinteresse baseret på efterladt information fra vores kunder og deres virksomhed.

Indsamling af persondata

NordiCare indsamler primært persondata i form af de oplysninger, som gives direkte til os af vores kunder og interessenter. Enten med understøttelse af samtykke eller for at kunne opfylde aftaler med vores kunder.

For vores firmakunder indsamles der oplysninger, når firmaet bliver kunde hos os, i forbindelse med booking af et kundemøde eller gennem den personlige kontakt med firmaet på messer eller ved andre events. Vi behandler oplysningerne om vores firmakunder i vores kundehåndteringssystem samt i vores økonomi- og bogføringssystem, hvor blandt andet transaktioner, bestillinger og fakturaer administreres.

For vores privatkunder (forbrugere, som handler hos os eller tager kontakt til NordiCare) indsamles der persondata, når man tilmelder sig til vores nyhedsbrev via vores hjemmeside, registrerer sig som kunde på vores hjemmeside eller bruger købsfunktionen i vores webshop. Vi behandler ikke privatkunders oplysninger i vores kundehåndteringssystem. Oplysningerne behandles derimod i vores økonomi- og bogføringssystem og på vores hjemmesideplatform. 

Vi benytter os af cookies på vores hjemmeside. Cookies er lokalt gemt data, som indsamles for at optimere din brug af vores hjemmeside. 

Indsamling og behandling af persondata kan ske på baggrund af de oplysninger, man videregiver ved kontakt med vores kundeservice, både som privat- og firmakunde. 

Juridisk grundlag for behandling af persondata

NordiCare behandler kun persondata, når vi har et juridisk grundlag. Persondataene indhentes og behandles, når NordiCare skal kunne opfylde de aftaler, vi har etableret med vores kunder. Dette understøttes af et samtykke fra vores kunder. Oplysningerne kan blive behandlet i en længere periode, hvis det kræves til bogføringsformål.

Opbevaring, sortering og sletning af persondata

NordiCare gemmer kun persondata, så længe der er behov for dem til at opfylde de formål, som oplysningerne blev indsamlet til.

Oplysninger, som findes i vores kundehåndteringssystem, ændres eller sorteres, når kundeforholdet ophører eller ændres. Det gælder eksempelvis, når en medarbejder siger op, eller firmaet skifter adresse. Vores kundehåndteringssystem indeholder kun oplysninger om vores firmakunder og medarbejdere/kontaktpersoner.

Oplysninger, som er indsamlet via vores hjemmeside, sorteres og ændres i henhold til, hvad der angives under "Køb på vores hjemmeside” nedenfor. Som regel gemmer vi kun de data, som er nødvendige for at kunne assistere og følge op på et køb, du har foretaget i vores webshop, samt den information, du giver gennem et aktivt samtykke, når du registrerer dig som kunde hos os eller abonnerer på vores nyhedsbrev.

I vores økonomi- og bogføringssystem gemmes der de oplysninger, som er nødvendige til bogføringsformål, og de lagres, så længe bogføringsloven kræver det.

Sådan behandles dine persondata

NordiCare behandler dine persondata til forskellige formål inden for rammerne for vores virksomhed, som det beskrives i punkterne nedenfor.

Kunderegister og ordrehåndtering
I vores kundehåndteringssystem behandles og gemmes oplysninger for vores bestillende firmakunders regninger samt potentielle firmakunder, som gennem samtykke har givet oplysninger vedr. kontakt og fremtidig information. Kundehåndteringssystemet anvendes primært af NordiCares sælgere, som er i direkte dialog med vores firmakunder, samt af medarbejdere, som arbejder med ordre- og lagerhåndtering. Kontinuerlig opdatering og sortering af oplysninger i kundehåndteringssystemet sker gennem den ansvarlige sælger, ændrede oplysninger rapporteres og opdateres ligeledes i vores økonomi- og bogføringssystem.

Information om ordrer og transaktioner behandles og gemmes i vores økonomi- og bogføringssystem. Oplysninger kan gemmes i længere tid (højst syv år) til bogføringsformål, i henhold til bogføringsloven.

Ved ordrehåndtering og levering af varer behandles persondata for at kunne opfylde aftalen med vores kunder. De nødvendige persondata bliver dermed videregivet til vores underleverandører, eksempelvis til speditionsfirmaer og leverandører af vores betalingsløsninger. For yderligere oplysninger om serviceaftaler med vores underleverandører bedes man jævnføre punkterne ”Adgang til persondata” og ”Aftalepartnere og leverandører” nedenfor.

Køb på vores hjemmeside
De oplysninger, som angives ved brug af købsfunktionen på vores hjemmeside, gemmes og behandles inden for rammen af, hvad der er nødvendigt for at kunne gennemføre købet og levere den ønskede service. Oplysninger, som indsamles for at gennemføre køb, sorteres og gemmes i højst et år efter gennemført køb på vores hjemmesideplatform. Oplysninger, som er indsamlet uden at være nødvendige for behandlingen, sorteres kontinuerligt og gemmes i højst tre måneder på vores hjemmesideplatform. Hvis du registrerer dig som kunde på vores hjemmeside, gemmes de oplysninger, du registrerer på vores hjemmesideplatform, indtil du opsiger dig som kunde hos os. Det samme gælder, hvis du abonnerer på vores nyhedsbrev. Du kan til enhver tid vælge at opsige din konto eller dit abonnement hos os.

Oplysninger om køb foretaget gennem vores webshop registreres i vores økonomi- og bogføringssystem. Oplysninger, som er nødvendige til bogføringsformål, kan blive gemt i længere tid og i henhold til bogføringsloven. Oplysninger om privatkunder overføres ikke til kundedatabasen i vores kundehåndteringssystem.

Kundepleje
Vi anvender de persondata, du indtaster ved kontakt med vores kundeservice, til at besvare og håndtere dine spørgsmål, synspunkter eller reklamationer. Eftersom vi gerne vil give dig en god service, kan det være nødvendigt at sammenholde denne information med andre oplysninger og lave anmærkninger i vores kundehåndteringssystem som en nødvendig service og håndtering. Det er udelukkende oplysninger om firmakunder, som håndteres i vores kundehåndteringssystem.

Markedsføring
Persondata fra vores kunder anvendes i visse tilfælde til direkte markedsføring, såsom e-mails med information om aktuelle produkter og tilbud. Denne slags markedsføring sendes som regel kun til repræsentanter for vores firmakunder. Vores mål er at være velafvejede i vores markedsføring og kun fremsende information om produkter og nyheder, som er af interesse for vores kunders virksomhed.

Du kan altid angive, at dine persondata ikke må behandles i forhold til en direkte markedsføring. En anmodning om stop af direkte markedsføring kan ske direkte via linket i vores nyhedsbrev og via e-mails eller skriftligt henvendelse til vores kundesupport. Privatkunder, som har registreret sig via vores hjemmeside, skal aktivt give samtykke til, at de ønsker e-mails fra os. Et sådant samtykke kan til enhver tid tilbagekaldes i henhold til ovenstående.

Adgang til persondata

Hos NordiCare har medarbejderne kun adgang til persondata i det omfang, det er nødvendigt, for at de kan løse deres respektive arbejdsopgaver.

NordiCare har en serviceaftale med de underleverandører, som behandler persondata for NordiCares regning. Disse aftaler indeholder bestemmelser om tavshedspligt og sikkerhed ved behandling af persondata. Se også ”Aftalepartnere og leverandører” nedenfor.

Sikker håndtering af persondata

De oplysninger, som videregives til NordiCare, skal behandles på en tryg måde. Det er kun autoriserede medarbejdere, som har adgang til oplysningerne, og de er beskyttet mod uautoriseret adgang og misbrug af disse. Vores medarbejdere uddannes i håndtering af persondata og aktuelle sikkerhedsaspekter i forhold til specifikke arbejdsopgaver.

NordiCare arbejder løbende med at leve op til principperne om ”integreret databeskyttelse og databeskyttelse som standard”. Dette sker ved at vurdere de potentielle risici, som findes i vores personoplysningsbehandling og ved at vælge sikre alternativer til vores interne håndtering og i forhold til vores aftalepartnere og leverandører.

Persondata kan overføres til håndtering i IT-systemer hos eksterne parter i de situationer, som beskrives i rubrikken ”Aftalepartnere og leverandører” nedenfor.

Aftalepartnere og leverandører

NordiCare benytter sig af forskellige IT-systemer og tjenester i virksomheden. I nogle af disse gemmes og behandles persondata. En del programmer er installeret direkte hos os, mens andre er cloudløsninger eller installeret hos vores leverandør. Såfremt persondataene håndteres eller gemmes hos en tredjepart, bistår leverandøren med persondata, og NordiCare er fortsat dataansvarlig. Den bistående part gemmer og behandler kun oplysninger ud fra den givne opgave og i henhold til den aftale, der er indgået med leverandøren.

Internt IT-system
NordiCares interne IT-system inkluderer vores kundehåndteringssystem, økonomi- og bogføringssystem, synkroniserings-program til kobling mellem webplatform til økonomi- og bogføringssystem samt vores interne IT-miljø. Opbevaring af alle interne IT-systemer sker gennem en cloudtjeneste, som administreres med en fysisk server inden for EU/EES.

Hjemmeside og køb
Vi benytter os af en hjemmesideplatform fra en ekstern leverandør. De oplysninger, du videregiver ved besøg, køb og registrering via vores hjemmeside, indsamles og behandles. Vores webserver administreres via en fysisk server inden for EU/EES.

Betalingsløsninger
Vi benytter os af eksterne leverandører til at administrere vores kunders betalinger. Vi gør brug af leverandører med tjenester for sikker kortbetaling og fakturabetaling. NordiCare håndterer ingen persondata i samarbejde med disse udover indbetalinger, som foretages via de respektive tjenester.

E-mails
E-mails og nyhedsbreve sendes via en webbaseret leverandørtjeneste. Her behandles e-mailadresser og navne til lister med forskellige typer e-mails. Applikationsserveren findes inden for EU/EES.

Spedition
Vi anvender persondata til at bestille transport af købte varer hos vores speditør. Informationerne bliver koblet til respektive ordrer/varelevering og er nødvendige for, at varerne kan blive leveret til dig. Disse data gemmes i et begrænset tidsrum hos speditøren, så længe det er nødvendigt for den aktuelle behandling.

Dine rettigheder og tilbagekaldelse af samtykke

Den persondatabehandling, som NordiCare gennemfører for at kunne opfylde aftalen til bogføringsformål, er tilladt uden samtykke. For håndtering i andre sammenhænge kræves der derimod et samtykke.

Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte NordiCares kundeservice. Ved en sådan tilbagekaldelse slettes samtlige oplysninger, som er givet gennem samtykket, og al behandling af oplysningerne afsluttes. Du har også ret til at begære, at behandlingen af dine persondata begrænses til visse formål og for eksempel ikke må anvendes til direkte reklamer, se også ”Markedsføring” ovenover.

Såfremt persondataene behandles både på baggrund af samtykke, og fordi de er nødvendige for at opfylde aftalen (eller af andre juridiske årsager), kan oplysningerne blive behandlet og gemt, også selvom du tilbagekalder dit samtykke.

Kontakt NordiCares kundeservice:
info@nordicare.se
+46(0)42-352220

NordiCare
Solrosvägen 1
SE-263 62 Viken, Sweden

 

Hvis du vil have information

Du har ret til at vide, hvilke oplysninger der er registreret om dig i vores system samt til at begære disse ændret eller slettet. Hvis du ønsker at modtage den information, som er gemt om dig, beder vi dig om at indgive en skriftlig anmodning og sende den til vores kundeservice per post. Modellen nedenfor kan anvendes som en skabelon til anmodning om registerindsigt. Dette er en gratis service, der tilbydes på forespørgsel. Kontakt vores kundeservice, hvis du har spørgsmål om denne anmodning.

Jeg ønsker at anmode om registerindsigt.

Sted og dato
Underskrift
Navn (bedes udfyldt med blokbogstaver)
Personnummer
Folkeregisteradresse
Telefonnummer/e-mailadresses 

Vedlæg en kopi af dit ID. Vi sender information til din folkeregisteradresse.

Hvis du har kommentarer til vores databehandling

Såfremt du mener, at en virksomhed handler i strid med databeskyttelsesforordningen, kan du henvende dig til myndighederne. I Danmark er Datatilsynet den ansvarlige myndighed.